Mandat de gestion en conciergerie : que doit-il contenir ?

À quoi sert vraiment le mandat

Le mandat matérialise le fait que vous agissez au nom et pour le compte du propriétaire, qui reste juridiquement le loueur. Il n'y a pas de sous-location : vous ne signez pas de bail voyageur en votre nom, vous exploitez le bien pour autrui. Cette qualification a des conséquences sur votre statut, vos assurances et votre fiscalité — le mandat en est la preuve écrite.

Concrètement, sans mandat, vous n'avez ni périmètre défini, ni preuve de ce qui a été convenu, ni cadre pour trancher un désaccord. C'est le premier document à mettre en place, avant même le premier séjour géré. Il complète, sans le remplacer, le choix de votre statut juridique, que nous détaillons dans le guide « Comment créer une conciergerie de location courte durée ».

Les mentions clés à faire figurer

Un bon mandat ne laisse aucune zone grise sur qui fait quoi, qui paie quoi, et pendant combien de temps. Les points suivants reviennent systématiquement ; adaptez-les à votre offre, mais ne les omettez pas.

• Identité des parties : le propriétaire mandant, vous le mandataire, et le logement concerné (adresse, description).
• Objet et périmètre : la liste précise des prestations incluses et, tout aussi important, ce qui est exclu (gros travaux, litiges lourds).
• Rémunération : votre commission, son taux ou forfait, son assiette (sur quels revenus elle se calcule) et son mode de prélèvement.
• Débours : qui avance les frais (produits, linge, petites réparations) et comment ils sont refacturés au propriétaire.
• Reversement : la fréquence (souvent mensuelle), le délai après le séjour et le relevé détaillé qui l'accompagne.
• Encaissement des loyers : qui encaisse, sur quel compte, et le compte dédié qui sépare vos flux de ceux du propriétaire.
• Durée, reconduction et résiliation : durée d'engagement, préavis, conditions de sortie de part et d'autre.
• Assurances et responsabilités : votre responsabilité civile professionnelle, et la répartition des responsabilités en cas de dommage.
• Protection des données : le traitement des informations des voyageurs et du propriétaire, dans le respect du RGPD.

Mandat simple ou carte de gestion (loi Hoguet) ?

C'est le point le plus sensible, et celui à faire vérifier en priorité. Rédiger un contrat de prestation de services entre vous et un propriétaire ne pose pas de difficulté particulière. En revanche, dès que vous encaissez les loyers pour le compte d'autrui, vous entrez potentiellement dans le champ de la loi Hoguet, qui encadre la gestion immobilière et peut exiger une carte professionnelle « gestion immobilière ».

La frontière dépend de votre montage précis (encaissez-vous les fonds ? transitent-ils par vous ou directement vers le propriétaire ?) et son interprétation n'est pas triviale. Ne tranchez pas cette question seul : c'est exactement le genre de point où une erreur peut rendre votre encaissement irrégulier. Faites qualifier votre situation par un professionnel du droit avant de manier l'argent des propriétaires.

• Prestation de services sans encaissement des loyers : cadre généralement plus souple.
• Encaissement des loyers pour le compte du propriétaire : possible entrée dans la loi Hoguet (carte de gestion).
• La qualification dépend des flux financiers réels — à faire valider, pas à supposer.

Points de vigilance

Au-delà des mentions obligatoires, certains détails évitent les litiges les plus fréquents. Le premier est le périmètre des débours et leur plafond : un mandat qui vous autorise à engager de petites réparations jusqu'à un montant, au-delà duquel l'accord du propriétaire est requis, vous protège autant qu'il le rassure.

Le deuxième est la clause de reversement et de relevé : un propriétaire quitte rarement une conciergerie transparente, mais fuit vite un décompte flou. Le troisième est la sortie : préavis clair, restitution des accès et des données, sort des réservations déjà encaissées pour des séjours à venir. Anticiper la fin du mandat dès sa signature évite des fins de relation douloureuses.

• Plafond des débours au-delà duquel l'accord du propriétaire est requis.
• Modèle de relevé mensuel annexé au mandat (le propriétaire sait ce qu'il recevra).
• Sort des réservations en cours et des fonds déjà encaissés en cas de résiliation.
• Clause de révision (commission, périmètre) pour ajuster proprement dans le temps.

Faites valider votre modèle — et outillez son exécution

Un modèle de mandat trouvé en ligne est un point de départ, jamais un point d'arrivée : les enjeux (loi Hoguet, responsabilités, fiscalité) justifient de faire relire votre document par un avocat ou un juriste spécialisé avant de le signer avec vos propriétaires. C'est un coût modeste au regard du risque qu'il couvre.

Une fois le mandat signé, encore faut-il tenir ce qu'il promet : le reversement mensuel, le relevé détaillé, la traçabilité des prestations et des débours. C'est là qu'un logiciel de conciergerie prend le relais du contrat en calculant vos relevés propriétaires — prestations réalisées, débours avancés, commission, montant net. Pour choisir le vôtre, lisez notre guide sur les critères d'un bon logiciel de conciergerie. Et si vous cherchez plutôt à confier votre bien à une conciergerie qu'à en créer une, notre page « confier mon bien » s'adresse à vous.